Qualitätsmanagement für die Kanzlei

Warum Sie sich als Anwaltskanzlei nach DIN EN ISO 9001 zertifizieren lassen sollten

Durch die Zertifizierung können Rechtsanwaltskanzleien ihren Kunden gegenüber die Qualität des angebotenen Services anhand von objektiven Maßstäben nachweisen. Zudem macht die Zertifizierung auch interne Prozessabläufe transparenter und effizienter, wodurch die Kanzleiorganisation positiv beeinflusst wird. Dies führt zu Wettbewerbsvorteilen, Kostenreduktion, Risiko-Minimierung und höherer Verlässlichkeit und Verfügbarkeit.

Warum Sie ein Qualitätsmanagement als Managementaufgabe verstehen sollten

Ein QM-System ist kein Selbstzweck. Vielmehr handelt es sich dabei um eine erprobte sinnvolle Managementmethode, mit der Unternehmen sich stetig verbessern können. Die Inhaber der Kanzlei legen bei der Einführung eines Qualitätsmanagements eine verbindliche Qualitätspolitik fest. Außerdem werden Kanzleiziele definiert. Diese werden jährlich überprüft, angepasst oder neu aufgestellt. So können einmal erreichte Verbesserungen gesichert werden. Zudem ist gewährleistet, dass das Fortkommen Ihrer Kanzlei nicht im Alltagsgeschäft steckenbleibt.
Gleichzeitig werden auch Verantwortlichkeiten innerhalb der Kanzlei festgelegt und aufgezeichnet. Alle Mitarbeiter kennen dann ihre eigene Aufgabe und die der Kollegen. Sie verfügen damit auch über konkrete Funktions- und Vertretungsregelungen.
Begreifen Sie den Weg zur Zertifizierung als Methode, mit der Sie die Profitabilität ihrer Anwaltskanzlei erhöhen und die Fehlerquote senken können.

Warum der Zertifizierungsprozess Spaß macht

Ja, Sie haben richtig gelesen. Zertifizierung kann Spaß machen! Ein QM-System kann nicht „von oben herab“ eingeführt werden. Vielmehr ist es gewinnbringend, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Verfahren mit einzubeziehen. Unterhalten Sie sich darüber, was in Ihrer Anwaltskanzlei wie geschieht und vor allem, weshalb etwas so gemacht wird und nicht anders. Der Satz „das war schon immer so“ reicht als Begründung nicht mehr aus. „Ist es auch sinnvoll?“ lautet die Anschlussfrage. Im Rahmen der Zertifizierung werden Sie regelmäßig betriebliche Abläufe analysieren, bewerten und verbessern. Die sich dadurch ergebende Transparenz bringt weitere Vorteile.
Nutzen Sie das Wissen und die Erfahrung aller Kolleginnen und Kollegen in der Kanzlei bei der Entstehung des Handbuchs. Und genießen Sie das Engagement ihres Teams. So wird das Qualitätsmanagementsystem auch zur Motivation Ihrer Mitarbeiter beitragen: Auch im späteren Alltag werden selbstverständlich weiterhin Fehler vorkommen. Neu ist vielleicht, dass man gemeinsam konstruktiv damit umgeht und aus ihnen lernt.

Warum es bei der Zertifizierung nicht um Gleichmacherei, sondern um Standardisierung geht

Die Norm selbst stellt nur Rahmenbedingungen für das Qualitätsmanagement auf. Jede Kanzlei kann ihre eigenen Prozesse frei gestalten, sofern sie „normkonform“ sind. Wichtig ist nur, dass eine Organisation sich über ihre Abläufe bewusst wird und diese in einem Kanzleihandbuch abbildet. Dabei bilden Standards nicht die Grundlage für eine Fließbandtätigkeit. Vielmehr werden Alltagsaufgaben typisiert erledigt, um auf nicht Alltägliches flexibel reagieren zu können.
Dabei müssen Sie das Rad nicht vollständig neu erfinden: Viele unserer Kanzleien werden durch die Firmen advozon Kanzlei Konzept und IT Law Management GmbH auf das Zertifizierungsverfahren vorbereitet. Aufgrund der vielfältigen Erfahrungen im Anwaltsbereich können diese ihren Kunden ein Muster-Handbuch zur Verfügung stellen und sie bei der Vorbereitung bis zum Audit kompetent begleiten. Zudem erhalten APRAXA-Mitglieder (und solche, die es werden) dort attraktive Konditionen.

Weitere Vorteile der Zertifizierung für Ihre Kanzlei im Überblick:

  • Wiederkehrende Tätigkeiten und Abläufe innerhalb der Kanzlei werden verbindlich festgehalten (den Satz „das haben wir noch nie so gemacht“ können Sie aus dem Gedächtnis Ihrer Kanzlei streichen)
  • Qualitätsmanagement sichert die Qualität bereits im Entstehungsprozess. Dies bietet erhebliche wirtschaftliche Vorteile gegenüber Fehlern, die erst bei der Endkontrolle entdeckt werden
  • Ihre Kanzlei wird Qualität auf jeder Ebene leben. Jeder Anwalt, jede Anwältin, jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin werden in die Qualitätssicherung einbezogen
  • Das Qualitätsmanagement erhöht die Produktivität durch effektive Prozesse und (dadurch) motivierte Mitarbeiter
  • Ein gelebtes QM-System führt zu effektiven Abläufen und damit zur Kostenersparnis. Beispielsweise wird Doppelarbeit vermieden. Fehlerkosten werden durch geringere Fehlerquoten gesenkt
  • Das Haftungsrisiko in der Anwaltskanzlei sinkt. Und sollte durch einen menschlichen Fehler doch einmal etwas passieren, kann die Kanzleileitung anhand des Handbuchs ihre anderslautende Weisung nachweisen
  • Berufshaftpflichtversicherer gewähren finanzielle Prämienvorteile an zertifizierte Kanzleien
  • Das Qualitätssiegel von einem anerkannten Zertifizierungsunternehmen für die Kanzleiorganisation kann als Marketinginstrument eingesetzt werden
  • Die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird durch ein gutes Kanzleihandbuch erleichtert
  • Die Ausrichtung Ihrer Kanzlei am Interesse der Mandanten macht Sie fit für den Wettbewerb

Am 13.10.2007 hat die Generalversammlung der APRAXA eG beschlossen, dass alle Mitgliedskanzleien ihre Büroorganisation nach DIN EN ISO 9001 zertifizieren lassen. Sind Sie schon auf dem Weg?

Der Organisationsablauf unserer Kanzleien ist zertifiziert z.B. durch

TÜV Rheinland - nach CERT ISO 9001
TÜV Rheinland
nach CERT ISO 9001
DEKRA - nach CERT ISO 9001
DEKRA
nach CERT ISO 9001
TÜV HESSEN - nach CERT ISO 9001
TÜV HESSEN
nach CERT ISO 9001